Codice Etico
ai sensi del D.Lgs.n.231 del 8 giugno 2001 e s.m.i.
Emissione DG
Data: 03/05/2023
Approvazione DG
Data: 03/05/2023
Approvazione ODV
Data: 03/05/2023
Indice
1. PRINCIPI GENERALI.
Il Gruppo Autoclub spa si ispira e si impegna, nello svolgimento della propria attività, ad inderogabili principi di legalità, legittimità, onestà, correttezza e trasparenza. Il Codice Etico contiene, pertanto, i criteri generali di comportamento ai quali tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, intrattengono rapporti e relazioni con Il Gruppo Autoclub spa devono attenersi, senza alcuna eccezione. I soggetti in posizione apicale, quali amministratori, sindaci, revisori o soggetti con ruoli e/o funzioni direttive, nonché tutti i dipendenti, i collaboratori, i consulenti e, in generale, tutti i Terzi che entrano in rapporto con il Gruppo Autoclub spa – definiti di seguito per brevità “Destinatari”, non devono mai derogare al rispetto dei principi fondamentali quali l’onestà, l’integrità morale, la correttezza, la trasparenza e l’obbiettività nel perseguimento degli obiettivi aziendali. I Destinatari, nello svolgimento dei loro incarichi, devono rispettare e far rispettare le leggi e le normative vigenti, orientando i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi ed agli impegni posti alla base del presente Codice Etico, che sono tenuti a conoscere, rispettare ed attuare, segnalando eventuali carenze o inosservanze. L’osservanza dei contenuti del Codice Etico da parte di tutti coloro che operano per il Gruppo Autoclub spa è di fondamentale importanza per il buon funzionamento, l’affidabilità e la reputazione della stessa. Ogni Destinatario del Codice Etico, nell’ambito delle responsabilità connesse al ruolo ricoperto, deve fornire il massimo livello di professionalità di cui dispone, svolgendo con impegno le attività assegnate, in modo da contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali. In nessun caso il perseguimento dell’interesse del Gruppo Autoclub spa può giustificare un comportamento non corretto e, per nessun motivo, i Destinatari del Codice Etico possono ritenere di essere autorizzati ad agire in violazione dello stesso, per ottenere un vantaggio o comunque per favorire un interesse del Gruppo Autoclub spa. Nel caso si verificassero ipotesi di condotte contrarie al Codice Etico tenute da uno dei Destinatari, questi sarà ritenuto l’unico responsabile, restando la Società esente da qualsiasi profilo di coinvolgimento. IlCodice Etico è parte integrante del Modello Organizzativo di Gestione e Controllo adottato dalla Società ai sensi e per gli effetti del D.Lgs. n.231/2001, a cui si rimanda per ogni ulteriore specifica previsione. Il controllo del rispetto del Codice Etico e, in generale, dell’applicazione del Modello Organizzativo ex D.Lgs. n.231/2001, spetta all’Organismo di Vigilanza – di seguito per brevità “OdV” – nominato dal Consiglio di Amministrazione, come meglio precisato nel Modello stesso. Ogni comportamento contrario ai contenuti del Codice Etico dovrà essere segnalato all’OdV e verrà sanzionato secondo le disposizioni disciplinari previste nel codice stesso.
2. PRINCIPI ETICI.
Il Gruppo Autoclub spa, nel raggiungimento dei propri obiettivi aziendali:
a) assume, quale principio ispiratore del proprio operare, l’onestà ed il rispetto delle normative vigenti; tutti i Destinatari sono tenuti alla conoscenza ed al rispetto delle leggi e dei Codici Deontologici attinenti la loro professione, in quanto applicabili al loro operato;
b) persegue l’eccellenza nell’erogazione dei propri servizi, nelle capacità professionali e nell’impegno dei propri dipendenti e collaboratori, anche se in regime libero-professionale;
c) si impegna in una continua azione di miglioramento dei servizi e dei processi aziendali, alla tutela dei lavoratori;
d) non permette e non tollera né favorisce in alcun modo comportamenti contrari alla legge ovvero che possano favorire o indurre ad agire contra legem;
e) riconosce nelle risorse umane il patrimonio fondamentale ed insostituibile per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, ispirandosi nella gestione dei rapporti di lavoro e collaborazione al pieno rispetto dei diritti dei lavoratori, promuovendo la loro piena valorizzazione e lo sviluppo professionale, astenendosi da qualsiasi comportamento discriminatorio;
f) si impegna, anche attraverso una gestione efficiente delle risorse tecnologiche necessarie, a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi ed esigendo comportamenti responsabili da parte di tutti i Destinatari;
g) identifica nel miglioramento continuo dei processi e dei percorsi aziendali la condizione necessaria per il perseguimento dell’eccellenza, incentivando la crescita professionale di collaboratori e dipendenti, promuovendone la formazione e la didattica;
h) pone la massima attenzione affinchè siano evitate o comunque controllate tutte le situazioni in cui possano verificarsi conflitti di interesse;
i) garantisce la riservatezza delle informazioni in suo possesso e si astiene dal ricercare e/o trattare dati riservati il cui uso non siano stato regolarmente autorizzato, nel rispetto delle norme vigenti;
l) riconosce l’importanza della tutela dell’ambiente e richiede, a tutti i Destinatari, di tenere presente il possibile impatto ambientale delle loro decisioni, al fine di limitarne gli eventuali effetti negativi;
m) espressamente vieta a tutti i Destinatari di accettare, offrire o promettere, anche indirettamente, denaro, doni, servizi o prestazioni non dovuti nei rapporti intrattenuti con pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio.
3. RAPPORTI ESTERNI.
I componenti degli organi sociali, i dipendenti e i collaboratori del Gruppo Autoclub spa devono tenere un comportamento improntato alla massima correttezza ed integrità in tutti i rapporti con persone ed enti esterni alla Società. La professionalità, la competenza, la correttezza e la cortesia rappresentano principi essenziali che tutti i Destinatari sono tenuti ad osservare nei loro rapporti con i terzi.
3.1 Rapporti con i clienti.
I Destinatari devono perseguire la massima soddisfazione dei clienti, nel rispetto delle procedure interne, assicurando costantemente un’informazione veritiera ed esauriente sulla contrattuaistica di vendita del nuovo e dell’usato nonchè per l’assistenza post vendita.
3.2 Rapporti con la Pubblica Amministrazione.
Il Gruppo Autoclub spa si impegna a dare piena trasparenza e completezza informativa nelle comunicazioni, prospetti ed avvisi diretti alle Pubbliche Amministrazioni. I Destinatari devono astenersi rigorosamente dall’esibire documenti falsi e/o alterati alla PA, sottrarre e/o omettere l’esibizione, se dovuta, di documenti, informazioni o dati di qualsiasi tipo, ovvero dal tenere una condotta ingannevole nei confronti della PA. Nei rapporti con la P.A. il Gruppo Autoclub spa si impegna ad operare sempre nel rispetto della legge, ed in particolare:
– l’assunzione di obblighi nei confronti della PA è riservata al legale rappresentante e alle funzioni aziendali preposte ed autorizzate;
– non è permesso ai dipendenti, collaboratori, né direttamente, né indirettamente, né per tramite interposta persona, ricevere, offrire o promettere denaro, doni o compensi, sotto qualsiasi forma, né esercitare illecite pressioni, né promettere qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore a dirigenti, funzionari e dipendenti della P.A., ovvero a soggetti incaricati di pubblico servizio e a loro parenti e conviventi, allo scopo di indurli al compimento di un atto conforme e/o contrario ai loro doveri d’ufficio. Sono ammesse solo forme di regalo di valore trascurabile, purchè non finalizzate ad ottenere il compimento di atti conformi e/o contrari ai loro doveri d’ufficio.
– qualora uno dei Destinatari riceva richieste, esplicite o meno, di benefici di qualsiasi natura da parte di dirigenti, funzionari, e dipendenti della PA, dovrà sospendere immediatamente ogni rapporto con essi ed informare quanto prima gli organi amministrativi e l’Organismo di Vigilanza del Gruppo Autoclub spa.
3.3 Rapporti con Enti e Associazioni:
Il Gruppo Autoclub spa non finanzia partiti, loro rappresentanti e candidati e si astiene da qualsiasi pressione diretta e/o indiretta nei confronti di esponenti politici; • può aderire a richieste di contributi provenienti da Enti e Associazioni, regolarmente costituiti, che siano di alto valore culturale o benefico ovvero che coinvolgano un numero significativo di cittadini;
– consente le attività di sponsorizzazione riguardanti i temi della cultura, della ricerca scientifica, dello sport, del sociale, dello spettacolo e dell’arte;
– nella scelta dei soggetti e delle iniziative a cui elargire contributi e sponsorizzazioni, è attenta ad evitare ogni possibile conflitto di interessi.
3.4 Rapporti con i Fornitori:
Il personale del Gruppo Autoclub spa preposto al processo di acquisto di beni e servizi, nell’esercizio dei compiti e delle funzioni affidate, è tenuto:
– al rispetto dei principi di imparzialità ed indipendenza;
– a non assumere obblighi personali verso i fornitori e consulenti;
– a mantenere i rapporti e condurre le trattative in modo da creare relazioni reciprocamente convenienti e di lunga durata, nell’interesse della Società;
– a ricercare il massimo vantaggio competitivo per il Gruppo Autoclub spa, operando una scelta fra fornitori e consulenti comprovata qualità, professionalità e competenza tecnica;
– a segnalare tempestivamente agli organi amministrativi e all’OdV qualsiasi caso o tentativo di immotivata alterazione dei normali rapporti commerciali;
– a non accettare beni o servizi da parte dei fornitori e consulenti, se non regali di valore simbolico ed, in ogni caso, non aventi come scopo quello di ottenere vantaggi personali non giustificati ovvero di favorire l’acquisto di determinati beni o servizi a condizioni peggiorative rispetto a quelle offerte da eventuali concorrenti.
3.5 Rapporti con i Mass Media e Tutela della Privacy:
Il Gruppo Autoclub spa riconosce l’importanza di una comunicazione chiara ed efficace, improntata a principi di correttezza e trasparenza. Le comunicazioni della Società verso l’esterno devono essere veritiere, coerenti ed accurate, conformi alle politiche ed ai programmi aziendali. I rapporti con i Mass Media sono riservati esclusivamente al Consiglio di Amministrazione, in particolare al Presidente, ovvero ai soggetti che potranno essere delegati a tale scopo. Dipendenti, collaboratori e consulenti, non espressamente autorizzati, devono astenersi dal rilasciare, a qualsiasi titolo, comunicazioni formali o meno verso l’esterno della Società. È vietato a tutti i dipendenti, collaboratori e consulenti, ovvero a qualunque altro soggetto presente presso il Gruppo Autoclub spa di effettuare riprese video, fotografie e registrazioni audio di qualsiasi natura, se non espressamente autorizzati dagli organi amministrativi e/o dirigenziali. Il Gruppo Autoclub spa non riconosce come di propria provenienza la pubblicazione di qualunque informazione sui siti internet o su altri social network, se non preventivamente ed espressamente autorizzata, in conformità alle normative vigenti ed al presente Codice Etico.
3.6 Conflitti d’interesse:
I dipendenti, i collaboratori ed i dipendenti, i membri degli organi sociali e, in genere, tutti coloro che operano in nome e per conto del Gruppo Autoclub spa devono evitare ogni possibile conflitto d’interessi che possa derivare dal:
– partecipare a decisioni che riguardino situazioni dalle quali potrebbe derivarne un interesse o un vantaggio personale;
– accettare accordi dai quali possano derivare interessi o vantaggi personali;
– compiere atti, stipulare accordi e tenere in genere comportamenti che possano, direttamente o indirettamente, causare un danno al Gruppo Autoclub spa, anche in termini di immagine o di credibilità;
– agire in contrasto con l’interesse del Gruppo Autoclub spa, influenzando l’autonomia decisionale di altri soggetti in rapporto commerciale con la stessa.
4. GESTIONE DELLE RISORSE FINANZIARIE.
La gestione delle risorse finanziarie è improntata alla massima trasparenza, accuratezza e completezza dei singoli fatti di gestione, affinchè le relative registrazioni contabili siano correttamente e tempestivamente eseguite. Per ogni operazione rilevante o comunque al di fuori di normali operazioni routinarie e/o che non rientrano in rapporti contrattuali continuativi, deve essere conservata agli atti un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta, in modo da consentire:
– l’agevole registrazione nella contabilità;
– l’individuazione degli eventuali diversi livelli di responsabilità;
– la ricostruzione accurata dell’operazione, anche per ridurre la possibilità di errori interpretativi.
Tutti i soggetti interessati nei procedimenti di gestione delle risorse finanziarie e nell’attività contabile sono tenuti ad informare tempestivamente i propri responsabili dell’eventuale riscontro di omissioni, falsificazioni, trascuratezze nella contabilità o nella documentazione sulla quale si basano le registrazioni contabili.
5. RAPPORTI INTERNI.
5.1 Norme di comportamento del personale.
Il personale dipendente, i collaboratori e i consulenti del Gruppo Autoclub spa devono:
– impegnarsi a curare le proprie competenze e la propria professionalità, arricchendole con l’esperienza e la collaborazione dei colleghi, assumendo un atteggiamento costruttivo e propositivo, stimolando la crescita professionale dei propri collaboratori;
– contribuire, mediante il costante impegno professionale ed il corretto comportamento personale, al raggiungimento e mantenimento degli obiettivi di eccellenza propri del Gruppo Autoclub spa;
– aggiornarsi sulla normativa vigente, rispetto ai compiti e/o agli incarichi loro assegnati;
– osservare scrupolosamente i precetti eventualmente previsti dai Codici Deontologici delle rispettive categorie, nella misura applicabile al loro operato;
– evitare di sollecitare o accettare, per sé o per altri, raccomandazioni, trattamenti di favore, doni e/o ogni altra utilità da parte dei soggetti con i quali si entra in relazione, se non di natura meramente simbolica;
– proteggere e mantenere riservate le informazioni acquisite nello svolgimento delle attività e/o delle mansioni loro assegnate;
– rispettare e salvaguardare i beni di proprietà sociale, nonché impedirne l’uso fraudolento o improprio;
– utilizzare gli strumenti aziendali in modo funzionale per il solo svolgimento delle attività lavorative o per gli scopi eventualmente autorizzati.
5.2 Gestione delle Risorse Umane
Il Gruppo Autoclub spa si impegna a sviluppare le capacità e le competenze di ciascun dipendente, affinchè le prerogative e le potenzialità individuali trovino la maggior realizzazione possibile. Il Gruppo Autoclub spa si impegna ad offrire pari opportunità di lavoro per tutti i dipendenti, sulla base delle loro qualifiche professionali e delle loro capacità di rendimento, senza alcuna discriminazione, selezionando ed assumendo i dipendenti stessi in base a criteri di merito e competenza, senza alcuna discriminazione politica, sindacale, religiosa, razziale, di lingua o di sesso, nel rispetto di tutte le leggi, dei regolamenti e delle direttive vigenti.
5.3 Ambiente e Sicurezza.
Il Gruppo Autoclub spa si impegna, nella gestione della propria attività, a perseguire l’eccellenza nel campo della tutela dell’ambiente, della sicurezza dei luoghi di lavoro, della sicurezza del personale dipendente, di quello in regime libero professionale e dei terzi, ponendosi come obiettivo il miglioramento continuo delle proprie prestazioni.
A tale fine:
– si impegna a rispettare le disposizioni vigenti in materia di sicurezza e ambiente;
– elabora e comunica le linee guida della tutela dell’ambiente e della sicurezza che devono essere seguite;
– promuove la partecipazione dei dipendenti al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di se stessi, dei clienti e dei terzi.
5.4 Sistema Disciplinare.
I principi espressi nel presente Codice Etico sono parte integrante delle condizioni che regolano i rapporti di lavoro interni al Gruppo Autoclub spa. Eventuali violazioni potranno comportare l’applicazione di sanzioni, in conformità al sistema disciplinare aziendale ed al CCNL vigente. Il mancato rispetto dei precetti contenuti nel presente Codice Etico potranno comportare anche la risoluzione del rapporto di lavoro con i dipendenti, ovvero la risoluzione dei rapporti/incarichi contrattuali con i collaboratori ed i consulenti in regime libero professionale.
6. OSSERVANZA DEL CODICE ETICO.
Tutti i Destinatari devono conformarsi alle regole ed ai principi ribaditi nel presente Codice Etico e sono tenuti a segnalare tempestivamente all’Organismo di Vigilanza ogni comportamento contrario a quanto ivi previsto. Se uno dei Destinatari ritiene, in buona fede, che una legge, una normativa, un regolamento, un protocollo e/o una procedura interna ovvero uno dei principi enunciati nel presente Codice Etico siano stati o stiano per essere violati, deve segnalare la circostanza all’OdV della Società. Al segnalante sarà garantita la riservatezza dell’identità, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti del Gruppo Autoclub spa o delle persone erroneamente accusate e/o in malafede.
7. ATTUAZIONE DEL CODICE ETICO.
7.1 Diffusione e Divulgazione del Codice Etico
Il Gruppo Autoclub spa si impegna a comunicare a tutti i Destinatari i valori ed i principi contenuti nel presente Codice Etico, garantendone la massima diffusione interna ed esterna, mediante:
– la distribuzione diretta a tutti i Destinatari;
– l’affissione in un luogo accessibile e la pubblicazione sul sito internet aziendale.
Tutti i Destinatari devono prendere visione del Codice Etico impegnandosi a seguire le prescrizioni e le regole in esso contenute. L’OdV provvede ad organizzare iniziative periodiche di formazione sui principi enunciati nel Codice Etico.
7.2 Controlli.
Il compito di vigilare sul rispetto del presente Codice Etico, relazionando annualmente l’Assemblea dei Soci ed al Collegio Sindacale, spetta all’Organismo di Vigilanza.
Per segnalazioni all’organismo di vigilanza: odv@autoclub.it